biz²OfficeSynchronizer

Mit dem biz²OfficeSynchronizer gelingt die bidirektionale Synchronisierung des Inhalts zwischen SAP™ Daten und Microsoft-Dokumenten sowie eine effiziente Mailarchivierung aus MS Outlook und Lotus Notes. MS Office Applikationen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook bilden den Ausgangspunkt für den Anwender, um die Dokumente in SAP™ DVS zu verwalten. Dabei können generell Dokumente und Formulare in Microsoft erstellt und darin ad-hoc Daten aus SAP™ verwendet werden. Anschließend hat der Anwender die Möglichkeit, das Dokument in seiner MS-Applikation zu bearbeiten, Werte von Datenfeldern direkt zu überarbeiten, mit SAP™ zu synchronisieren und abzulegen.

Bild1: Einbindung des biz²OfficeSynchronizers am Beispiel Microsoft Excel

Das Besondere an dieser Anwendung ist, dass sie neben der Bereitstellung von Formularen auch ein dynamisches Einfügen von Datenfeldern ins Dokument ermöglicht. Beispielsweise ist ein Brief, der aus SAP™ eine Kundennummer erhält, bei der Ablage in SAP™ automatisch mit den Kundendaten verknüpft. So können weitere Datenfelder aus SAP™ in ein Dokument übertragen werden. Oder wenn in einem Vorlagen-Feld in einem Worddokument z. B. die Lieferantennummer eingetragen wird, werden die Adressfelder direkt aus SAP™ gefüllt. Und die Funktion "Letzte Originale" bietet dem Benutzer den direkten Zugriff auf seine zuletzt bearbeiteten Dateien - die SAP-Suche entfüllt.

Bild2: Angabe des Dokumentenstatus

Microsoft Outlook und Lotus Notes
Gleich ob  Microsoft Outlook oder Lotus Notes, mit dem biz²OfficeSynchronizer lässt sich eine effiziente Mailarchivierung bequem durchführen. Bei Outlook wird die E-Mail als Original im msg-Format einem Dokumentinfosatz zugeordnet. Weiterhin erfolgt eine Zerlegung der E-Mail in die beigefügten Anlagen und in den reinen Nachrichtentext, der auch für die Volltextsuche in SAP™ genutzt werden kann. Beim Verfassen von E-Mails können aus Outlook heraus Dokumente direkt in SAP™ DVS gesucht und an die E-Mail angehängt werden. Die doppelte Ablage von E-Mails in SAP™ DVS kann auf Wunsch verhindert werden.
Dateien, die nicht der Microsoft Office Welt entstammen, werden mittels des komfortablen Moduls "b2OS-Drag&Drop" verschoben oder kopiert. Dazu werden im Microsoft Explorer Dateien oder ganze Verzeichnisse selektiert, die in SAP™ DVS abgelegt werden sollen.

Bild3: Dokumentart oder (optional) Dokumenttyp wählen

Bei allen Vorgängen ist SAP™ das führende System, d. h. die SAP™ Business-Logik, wie Berechtigungen, Dokumentarten, Objektverknüpfungen, Klassifizierungen, Statusnetze, steht dem Anwender in den Microsoft-Applikationen zur Verfügung. So integriert die Lösung DVS-Funktionen und SAP-Inhalte in Office-Dokumente und erlaubt eine komfortable Verwaltung der Dokumente in SAP™ DVS. Der biz²OfficeSynchronizer ist ein eigenständiges Produkt, kann aber ebenso als Erweiterung des SAP™ EasyDM eingesetzt werden. Das Tool ist multilingual ausgelegt und kann derzeit in Deutsch und Englisch betrieben werden.

biz²OfficeSynchronizer-Drag&Drop
Wichtig für CITRIX-Kunden: Die Drag&Drop Funktion des biz²OfficeSynchronizers beinhaltet einen "Mini-Explorer", der dem Anwender ermöglicht, den Drag&Drop-Vorgang innerhalb der gleichen Applikation durchzuführen. So wird verhindert, dass Quelle und Ziel der Aktion auf zwei verschiedenen CITRIX- Servern liegen.

Bild4: Verschieben bzw. kopieren von formatunabhängigen Dateien nach SAP™