Scannen in SAP
Die klassischen Papierdokumente sind nach wie vor wichtige Instrumente im Dialog zwischen Unternehmen und Kunden. Um den Informationsfluss im Unternehmen effizient zu gestalten, legen moderne Betriebe diese Dokumente in einem digitalen Verwaltungssystem ab. Doch dazu müssen sie erst einmal digital erfasst werden, denn die manuelle Übertragung der geschäftsrelevanten Daten ins SAP-System und andere Applikationen ist fehleranfällig, zeitaufwändig und wenig effizient.
Zuverlässige Unterstützung für einen deutlich optimierten und beschleunigten Ablauf bieten inPuncto Scan-Lösungen für SAP™.
Zentrale Erfassungsarbeitplätze bieten den Vorteil Massenscans in einem Arbeitsschritt zu erfassen. Die Scannergebnisse werden durch Barcodes / Patchcodes separiert und logisch SAP™ Business Objekten zugeordnet. Papierbelege werden in einem sehr frühen Stadium digitalisiert und über den SAP-Workflow zu den jeweiligen Sachbearbeitern weitergeleitet. Dieses Szenario wird durch unsere Produkte biz²Scanner und biz²ScanServer für SAP™ umgesetzt.
Für die dezentrale Erfassung am Arbeitsplatz wird lediglich der biz²Scanner benötigt - aufgrund seiner einfachen Handhabung und der geringen Investitionskosten die ideale Lösung. Sachbearbeiter erhalten die Möglichkeit zum "Scan-on-Demand" und bleiben dabei in der gewohnten SAP-Benutzeroberfläche ("inPlace-Integration"). Zu den unterschiedlichsten SAP Busuness Objekten lassen sich somit direkt die Scans zuordnen und natürlich auch ablegen.
In SAP™ werden neben den organisatorischen Ansätzen zudem zwei Arten der Dokumentenablage unterschieden:
Über die SAP™ ArchiveLink-Integration werden Dokumente mit direktem Businessbezug direkt mit den gewünschten SAP-Business-Objekten verknüpft.
In der SAP™ Dokumentenverwaltung (DVS) können Dokumente abgelegt werden, welche nicht notwendigerweise einen Bezug zu den SAP™ Vorgängen haben. Dort lassen sich Dokumente z. B. versionieren und klassifizieren. Vorhandene gescannte Dokumente können auch später noch modifiziert und ergänzt werden. Der Verwaltungsdatensatz ist der sogenannte Dokumentinfosatz (DIS). Dieser kann mit beliebigen SAP™ Objekten verknüpft werden.
Beide Ablageszenarien werden durch die Produkte biz²Scanner und biz²ScanServer unterstützt. Für die Ablage und Verwaltung der erzeugten digitalen Images stehen SAP-zertifizierte Ablagesysteme wie z. B. unser biz²Archiver zur Verfügung.
