eAkten direkt in SAP - ohne SAP RecordsManagement

Stellen Sie sich vor: Sie können Ihren Papierordner digital abbilden. Sie definieren die Aktenstruktur selbst und der biz²Explorer zeigt z. B. alle zu einer Personalakte gehörigen Dokumente wie Zeugnisse, Arbeitsvertrag, Lohnstatistik etc. an. Gleiches gilt für Informationen über Kunden (Kundenakte), Lieferanten (Lieferantenakte) oder Projekte (Projektakte). Auch hier bildet der biz²Explorer alle zugeordneten Dokumente strukturiert auf einen Blick ab - fast, als ob Sie im Register Ihres Ordners blättern. So navigieren Sie schnell und vertraut durch die gesamte elektronische Akte - einfach, transparent und alles in SAP™.

Gesamte Papierakten können in einem einzigen Vorgang (Massenscan) erfasst werden. Die unterschiedlichen Dokumentarten werden via Patchcodes logisch separiert, und nach Typ und Subtyp strukturiert. Die Anzeige, sowie die Handhabung der digitalen Akten erfolgt ausschließlich nach Ihrem eigenen SAP™ Berechtigungsstatus.

Bild 1: Anzeige der elektronischen Personalakte; von links nach rechts: Navigationsbaum der Aktenstruktur, Vorschaufunktion, Dokumentenanzeige

Einzelne Dokumente (z. B. Gehalt-, Reisekostenabrechnungen etc.) können später standortneutral via Drag & Drop ergänzt, gelöscht oder verschoben werden. Aus kontextspezifischen Menüs werden verschiedene Aktionen ausgelöst (z. B. direktes Scannen an einen Knotenpunkt).

Highlights der Lösung

Allgemein

• Elektronische Abbildung der eingescannten Papierakte
• Ablage von intern erzeugten Dokumenten aus SAP™ heraus
• Ablage von extern erzeugten Dokumenten aus SAP™ heraus

Funktionale Highlights

• Mit Hilfe von biz²OfficeSynchronizers ist es möglich Word-Vorlagen zu gestalten und zu nutzen
• Jede Vorlage kann automatisch über die Personalnummer oder über die F4-Suche einer Akte zugeordnet werden
• Outlook-Mails können direkt in die SAP™-Akte abgelegt werden. Aufgespaltet in die einzelnen Bestandteile