Automatische Dokumentenverarbeitung (papierbasiert und elektronisch) in SAP
Stellen Sie sich vor: Die Daten aller geschäftsrelevanten Dokumente, papierbasiert z. B. Rechnungen, Bestellungen, Verträge, oder elektronisch - E-Mails, Anhänge, PDFs stehen Ihnen unmittelbar nach Eingang in Ihr Unternehmen zur direkten Nutzung in SAP™ zur Verfügung. Keine Medienbrüche, kein aufwändiges Suchen, kein fehleranfälliges manuelles Eintippen der Daten. Der Stammdatenabgleich sowie weitere Prozesse erfolgen automatisiert nach Ihren Definitionen und organisatorischen Abläufen.
Die automatische Verarbeitung von Papieren mit inPuncto bedeutet transparentes und revisionssicheres Digitalisieren vom internen Informationsfluss, ohne Änderungen an existierenden SAP-Logiken.
Bild 1: Rechnungsverarbeitung; links: erkannte Datenfelder, rechts: die eingescannte Rechnung
Gesamte Finanzprozesse - von Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferschein, bis hin den Eingang von der Rechnung und die Zahlungsfreigabe, werden gedeckt. Die Papierbelege werden als Einzelscans (biz²Scanner) oder mittels Massenscans und integrierter Datenanalyse effizient digitalisiert (biz²ScanServer). Ein intelligenter Erkennungsmechanismus (OCR/ BCR) durchläuft die Scannergebnisse so, dass die ausgelesenen Daten nur bestätigt werden müssen. Die Informationen aus dem Beleg z.B. der Rechnung werden via SAP™ Workflow direkt an den entsprechenden Sachbearbeiter weitergeleitet. Validierung, Kommentierung, Annotationen, Stempelungen und Freigaben (biz²Validator) können per Mausklick auf verschiedenen Stufen des Buchungsprozesses vervollständigt und revisionssicher in einem beliebigen Archivsystem (z. B. biz²Archiver) archiviert werden.
Auch elektronische Rechnungseingangskanäle, z.B. via das E-Mail System (MS Office oder LotusNotes), werden durch die inPuncto Lösung abgedeckt. Aller geschäftsrelevanten Daten, die auf elektronischem Wege zu Ihrem Unternehmen eingehen, können Sie direkt in SAP verwalten. Gleich ob Outlook oder LotusNotes - alle in E-Mails enthaltenen Informationen werden in SAP™ bequem übertragen, synchronisiert und abgelegt.
Highlights der Lösung
Allgemein
- vollständige Transparenz
- standardisierte Prozesse
- sinkende Prozesskosten bei gleichzeitiger steigenden Prozessqualität
- SAP-Workflow Einsatz
- diverse ad-hoc Managementreports
- optimale Liquiditätsplanung / Steigerung der Skontoerträge
- hohe Skalierbarkeit der Lösung
- erfolgreiche Realisierungen bei mehr als 200 internationalen Kunden
- Berücksichtigung der jeweiligen länder-, branchen- und unternehmensspezifische Anforderungen
- über 30.000 Anwender
Funktionale Highlights
- vollständige Integration der Lösung in SAP™
- redundanzfreie Erweiterung der SAP™ Standardfunktionalitäten
- Prozesssteuerung über Standard SAP™-Workflow
- Einbindung auch von temporären- und Non-SAP-Usern
- Unterstützung von Rechnungen mit / ohne Bestellbezug und weitere Dokumentarten wie Gutschriften, Anzahlungsanforderungen, nachträgliche Be- oder Entlastung etc.
- helles / dunkles Buchen
- Kommunikations- und Kommentarfunktion
- Erinnerungs- und Alarmmechanismus
- Erzeugen von PDF-Workflow-Protokoll. Dieses führt alle Bearbeitungsschritte mit Bearbeiter, Datum und Uhrzeit auf.
- zentrale Monitor-Funktion -> ad-hoc Managementreports (Rechnungseingangsbuch, Rechnungscockpit)
- Bemerkung-/Kommentarfunktion im Rechnungscockpit
- Reminder-Button: Wenn die Bearbeitung einer Rechnung beschleunigt werden soll (z.B. Skonti), so kann man dem Sachbearbeiter aus dem Rechnungscockpit heraus eine Erinnerung senden.
