Automatische Verarbeitung von Rechnungen und Belegen für SAP
Stellen Sie sich vor: Die Daten aller geschäftsrelevanten, papierbasierten Dokumente, z. B. Rechnungen, Bestellungen und Verträge, stehen Ihnen unmittelbar nach Eingang in Ihr Unternehmen zur direkten Nutzung in SAP™ zur Verfügung. Keine Medienbrüche, kein aufwändiges Suchen, kein fehleranfälliges manuelles Eintippen der Daten. Der Stammdatenabgleich sowie weitere Prozesse erfolgen automatisiert nach Ihren Definitionen und organisatorischen Abläufen.
Rechnungsverarbearbeitung mit inPuncto (SAP-FI/CO Modul) bedeutet transparentes und revisionssicheres Digitalisieren vom internen Informationsfluss, ohne Änderungen an existierenden SAP-Logiken.
Bild1: Rechnungsverarbeitung; links- erkannte Datenfelder, rechts- die eingescannte Rechnung
Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine werden als Einzelscans (biz²Scanner) oder mittels Massenscans und integrierter Datenanalyse effizient digitalisiert (biz²ScannServer). Intelligenter Erkennungsmechanismus (OCR/ BCR) durchläuft die Scannergebnisse, so dass die ausgelesene Daten nur bestätigt werden müssen. Die Informationen aus dem Beleg z.B. der Rechnung werden via SAP™ Workflow direkt an den entsprechenden Sachbearbeitern weitergeleitet. Validierung, Kommentierung, Annotationen, Stempelungen und Freigaben (biz²Validator) können per Mausklick auf verschiedenen Stufen des Buchungsprozesses vervollständigt und revisionssicher in einem beliebigen Archivsystem (z. B. biz²Archiver) archiviert werden.
Die inPuncto Lösungen verändern dabei nicht Ihre Business-Logik - Beispiel: Unterschriftenregelung. Sie wissen genau, wer in welchen Situationen bei Rechnungen seine Freigabe zu erteilen hat. Wir ändern nicht diese Logik, sondern bilden diese innerhalb SAP™ ab und verwenden diese Definitionen beim Rechnungsumlauf - natürlich SAP™ Workflow-gestützt!
Highlights (allgemein) des Szenarios
- vollständige Transparenz
- standardisierte Prozesse
- sinkende Prozesskosten bei gleichzeitiger steigenden Prozessqualität
- SAP-Workflow Einsatz
- diverse ad-hoc Managementreports
- optimale Liquiditätsplanung / Steigerung der Skontoerträge
- hohe Skalierbarkeit der Lösung
- erfolgreiche Realisierungen bei mehr als 200 internationalen Kunden
- Berücksichtigung der jeweiligen länder-, branchen- und unternehmensspezifische Anforderungen
- über 30.000 Anwender
Funktionale Highlights des Szenarios
- vollständige Integration der Lösung in SAP™
- redundanzfreie Erweiterung der SAP™ Standardfunktionalitäten
- Prozesssteuerung über Standard SAP™-Workflow
- Einbindung auch von temporären- und Non-SAP-Usern
- Unterstützung von Rechnungen mit / ohne Bestellbezug und weitere Dokumentarten wie Gutschriften, Anzahlungsanforderungen, nachträgliche Be- oder Entlastung etc.
- helles / dunkles Buchen
- Kommunikations- und Kommentarfunktion
- Erinnerungs- und Alarmmechanismus
- Erzeugen von PDF-Workflow-Protokoll. Dieses führt alle Bearbeitungsschritte mit Bearbeiter, Datum und Uhrzeit auf.
- zentrale Monitor-Funktion -> ad-hoc Managementreports (Rechnungseingangsbuch, Rechnungscockpit)
- Bemerkung-/Kommentarfunktion im Rechnungscockpit
- Reminder-Button: Wenn die Bearbeitung einer Rechnung beschleunigt werden soll (z.B. Skonti), so kann man dem Sachbearbeiter aus dem Rechnungscockpit heraus eine Erinnerung senden.
