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Der biz²OfficeSynchronizer integriert die vorhandenen SAP-DVS-Funktionen
und -Logik in die MS-Office Welt. Dabei sind die MS Office Applikationen
wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook der Ausgangspunkt für den Anwender, um
die Dokumente in SAP zu verwalten.
Der
biz²OfficeSynchronizer (SAP-Office-Integration) ermöglicht die komfortable
Verwaltung von Office-Dokumenten und anderen Dateien als Originale eines Dokumentinfosatzes in SAP-DVS. Die
Bedienung der Verwaltungsfunktionen von SAP/R3 wie z.B. die Suche nach
Dokumenten im SAP/R3 erfolgt stets direkt aus den Applikationen.
Im Zentrum der Funktionalität stehen demnach
nicht die Verwaltungsdaten (DIS-Daten), sondern das Dokument selbst.
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Bild:
Office-Integration von Word nach SAP
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Der
Anwender meldet sich bei der Verwendung des biz²OfficeSynchronizer einmalig
pro Windows-Session an das SAP-System an, es wird (im Unterschied zu anderen
am Markt befindlichen Lösungen) für die gesamt Windows-Anmeldung nur eine
einzige SAP-RFC-Verbindung benötigt. Ein im Windows Systemfach laufender
Produktkern hält zentral die Verbindung zu SAP R/3 und bietet die
Kommunikationsschnittstelle den integrierten Officeanwendungen direkt an.
Eine automatische Abmeldung nach einem einstellbaren Zeitraum ist
einstellbar.
Der biz²OfficeSynchronizer
verwendet die in SAP definierte „Business-Logik“, wie Dokumentarten, Objektverknüpfungen,
Klassifizierung, Statusnetze und unterstützt ebenfalls das
Versionsmanagement des SAP-DVS. Die gesamte Logik steht somit dem Anwender
komfortabel über die Office-Applikationen zur Verfügung.
Der biz²OfficeSynchronizer
unterstützt ebenfalls das Arbeiten mit Microsoft Office Dokumentvorlagen
aus Word und Excel. Hier wird die bidirektionale Kommunikation des
biz²OfficeSynchronizer mit SAP besonders deutlich. In einem Vorlagen-Feld
wird z.B. die Lieferanten-Nr. eingetragen und
durch die Synchronisation werden Adressfelder in der Vorlage direkt aus
SAP-Daten befüllt.
Mail in
Microsoft Outlook werden durch den
biz²OfficeSynchronizer auf besondere Art gehandhabt. Die Mail wird als
Original im msg-Format einem
Dokumenteninfosatz zugeordnet. Des Weiteren erfolgt eine Zerlegung der Mail in
den reinen Nachrichtentext, welcher auch
für die Volltextsuche in SAP genutzt werden kann, und in die beigefügten
Anlagen Original-Mail, Mail-Text und Anhänge werden als Originale einem
Dokumentinfosatz zugeordnet. Die doppelte Ablage von Mails in SAP DVS kann
auf Wunsch verhindert werden.
Beim Schreiben von
Mails können aus Outlook heraus direkt Dokumente in SAP DVS gesucht
und an die Mail
angehängt werden:
Die Funktion "Letzte
Originale" bietet dem Benutzer den direkten Zugriff auf seine
letzten Originale -> die SAP-Suche entfällt:
Als Alternative für Dateien die nicht der Microsoft
Office Welt entstammen, kann das komfortable Modul "biz²OfficeSynchronizer DragN'Drop" genutzt werden. Im
Microsoft Explorer werden Dateien oder ganze Verzeichnisse selektiert, die in SAP
DVS eincheckt werden sollen - und auf den biz²OfficeSynchronizer
DragN'Drop
fallen
gelassen. Nachträglich kann der Anwender nochmals selektieren ob die Dateien
nach SAP DVS kopiert oder
verschoben werden. Vorteil: wie auch bei den Integrationen in Microsoft
Office, wird die vollständige Logik des SAP/R3 Systems (z.B. Status, Objektverknüpfung,
Dokumentarten etc.) genutzt.
Wichtig für CITRIX-Kunden: Durch den in den biz²OfficeSynchronizer DragN’Drop
integrierten „Mini-Explorer“ kann der Anwender den DragN’Drop-Vorgang
innerhalb der gleichen Applikation durchführen und läuft dabei nicht in
Gefahr Quelle und Ziel der Aktion auf zwei verschiedenen CITRIX-Servern zu
haben.
Der biz²OfficeSynchronizer ist multilingual ausgelegt -
ab sofort wird er auch in der englisch-sprachigen
Version angeboten.
*SAP und R/3® sind
eingetragene Markenzeichen der SAP AG
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